Beheer

Via Beheer kun je gebruikers aanmaken, wijzigen of verwijderen en hen rollen toekennen. Daarnaast kun je bij Beheer het proces voor jouw organisatie inrichten waarbij je kunt bepalen of je gebruik wilt maken van het vier-ogen-principe en of je bijvoorbeeld gebruik wilt maken van vrije velden in het overzicht. Je vindt Beheer in je hoofdmenu. Als je bent ingelogd als super-user (ook wel: admin/beheerder), beschik je automatisch over de rechten voor het beheer van het proces, gebruikers en rollen.

> nieuwe gebruiker(s) aanmaken
> verwijderen gebruiker(s)
> rollen toekennen
> proces inrichten
> bijdrage functieonderzoek
> organisatie-logo
> instelling(en) en afdeling(en) aanmaken
> vrije velden aanmaken
> indelingen verhuizen

  • Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan?
    Ga via het hoofdmenu naar 'Beheer' en klik hier op ‘Gebruikersbeheer’. Hier zie je een overzicht van de gebruikers binnen jouw organisatie, de laatste login en de rollen die zijn toegewezen aan deze gebruikers. Klik rechtsboven het overzicht op de knop ‘Gebruiker toevoegen’ en vul alle velden in.

Tip: vul bij gebruikersnaam het e-mailadres in van de nieuwe gebruiker zodat u kunt zorgen voor consistentie (het e-mailadres wordt ook gebruikt om in te loggen op het klantportaal van FWG).

Bij wachtwoord vul je bijvoorbeeld ‘Welkom2020’ in. Zodra de gebruiker voor het eerst inlogt, kan hij of zij het wachtwoord zelf wijzigen. Tot slot vink je de instelling en rollen aan waar je de gebruiker toegang toe wilt verlenen. Klik tenslotte op ‘Opslaan’ en deel de gegevens die je hebt ingevuld bij Gebruikersnaam en Wachtwoord met de nieuwe gebruiker zodat deze kan inloggen.

 

  • Hoe verwijder ik een gebruiker?
    Ga via het hoofdmenu naar Beheer en klik hier op ‘Gebruikersbeheer’. Klik op de naam van de gebruiker die je wilt verwijderen. Het scherm met de gegevens van deze gebruiker opent, klik rechtsonder op de knop ‘Verwijderen’.

Tip: in het overzicht van Gebruikersbeheer vindt u in de laatste kolom de Laatste login, hier kunt u zien wanneer een gebruiker voor het laatst is ingelogd. Is de datum rood gemaakt, dan is de gebruiker langer dan 4 maanden niet actief geweest. Op deze manier heeft u snel kijk op inactieve gebruikers en kunt u het gebruikersbestand eventueel opschonen.

 

  • Hoe werkt het toekennen van rollen aan een gebruiker?
    Bij het aanmaken of wijzigen van een gebruiker wordt onderin gevraagd welke rollen deze gebruiker mag hebben. Hiermee geeft je bepaalde rechten aan een gebruiker die bepalen wat hij wel of niet mag in de applicatie. Boven de kolommen staat de applicatie die het betreft, voor de rijen staat aangegeven om welke rol het gaat. De rollen waaruit u kunt kiezen zijn:
    • Inzage (voor medewerkers)
    • Inzicht & Overzicht
    • Archief
    • Beheer
    • Waarderen en Indelen:
      • nieuw
      • toetsen
      • advies voorstel

Boven de rollen staat 'Superuser', als je hier een vinkje zet worden automatisch alle rollen aangezet voor deze gebruiker en krijgt hij of zij dus alle rechten.

 

  • Hoe kan ik mijn proces inrichten?
    Ga via het hoofdmenu naar Beheer en klik op ‘Abonnementhouder’. Hier zie je onder de inzage- URL de ‘Stappen indelingsproces’, je kunt hier Toetsen en Advies/voorstel aan of uitvinken. Je kunt alleen de stap Advies/voorstel aanvinken als je ook de stap Toetsen heeft aanstaan. Wanneer je een stap in het proces uitzet krijg je een melding dat de onderhanden indelingen met de status van die stap worden teruggezet naar de status voor deze stap.

    Bijvoorbeeld: als je besluit om de stap Toetsen uit te zetten, dan worden alle indelingen met de status ‘Concept’ of ‘Advies/voorstel’ teruggezet naar ‘Ontwerp’. Klik onderin op ‘Opslaan’. Voordat de veranderingen in jouw proces zichtbaar worden moet je eerst eenmaal uitloggen en opnieuw inloggen. Als je naar Mijn indelingen gaat zie je de veranderingen in het overzicht en het aantal tabbladen.

 

  • Hoe kan ik een bijdrage leveren aan het FWG-functieonderzoek?
    Ga via Beheer naar Abonnementhouder en vink één of beide opties bij FWG functieonderzoek aan. Bij de eerste optie geef je FWG toestemming om gebruik te maken van jouw/jullie data. We gebruiken de data uitsluitend voor ons onderzoek. De uitkomsten zijn niet herleidbaar naar jullie organisatie. Door de tweede optie aan te vinken geeft u ons toestemming om contact op te nemen om mee te werken aan het landelijk functieonderzoek.
     
  • Hoe kan ik ons organisatielogo toevoegen?
    Ga via het hoofdmenu naar Beheer en klik op ‘Abonnementhouder’, onderaan deze pagina heb je de optie om het logo van jullie organisatie toe te voegen. Dit logo wordt getoond in uw applicatie en in de inzage-versie. Daarnaast wordt het logo getoond op de afdruk van een indelingsrapport. Je kunt een logo-bestand van maximaal 1 MB toevoegen. Klik onderin op Opslaan.

 

  • Hoe kan ik instellingen en afdelingen aanmaken?
    Ga via het hoofdmenu naar 'Beheer' en klik op ‘Instellingen en Afdelingen’. Hier zie je het overzicht van de instellingen in jouw organisatie. Klik rechtsboven op de knop ‘Instelling toevoegen’, geef de naam van de instelling op en klik op ‘Opslaan’. Bij de opgeslagen instellingen heb je tevens de mogelijkheid om een of meerdere afdelingen toe te voegen. Door middel van het werken met verschillende instellingen creëer je meerdere databases waar je de functie-indelingen in kunt onderverdelen. Dit kun je gebruiken als je bijvoorbeeld binnen een keten-/fusie-organisatie met meerdere entiteiten een applicatie deelt. Mocht je binnen een instelling met meerdere afdelingen werken dan kun je dit toevoegen om het onderscheid te verduidelijken binnen je Inzicht & Overzicht.

    Wil je bepaalde instellingen of afdelingen juist niet meer gebruiken? Dan kun je deze verwijderen onder 'Beheer' bij 'Instellingen en Afdelingen'. Dit kan alleen als er geen indelingen meer bestaan die gekoppeld zitten aan deze Instelling of Afdeling. Is dit wel het geval dan kunt u een Instelling of Afdeling ook deactiveren door het vinkje achter 'actief' weg te halen. De Instelling of Afdeling is dan niet langer te selecteren bij het aanmaken van een nieuwe indeling. 
     

 

  • Hoe kan ik vrije velden aanmaken?
    Ga via het hoofdmenu naar Beheer en klik op ‘Beheer vrije velden’. Je kunt hier maximaal 6 vrije velden opgeven. Geef het veld een naam en geef vervolgens keuzemogelijkheden of vink het hokje aan om dat veld te gebruiken. Vink ‘Gebruik vrije velden’ aan om de vrije velden terug te zien in jouw Inzicht & Overzicht en om bij het invoeren van een nieuwe functie een vrij veld op te kunnen geven. Je kunt de optie vrije velden gebruiken om eigen labels toe te kennen aan de functie-indeling, denk bijvoorbeeld aan locaties. 

 

  • Hoe kan ik mijn functie-indelingen verhuizen tussen Instellingen?
    Ga via het hoofdmenu naar Beheer en klik op ‘Verhuizen indelingen’. Selecteer in het overzicht onder de indelingen die je wilt verhuizen. Kies boven een instelling en eventueel een afdeling waar je de geselecteerde indelingen naartoe wilt verhuizen. Klik op de knop ‘Verhuizen’. Je krijgt een melding dat de indelingen verhuisd zijn.